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Pourquoi nous devons opter pour la gestion électronique de documents ? -

Pourquoi nous devons opter pour la gestion électronique de documents ?

gestion electronique de documents---

 

Avantages de la gestion des données d’entreprise

En faisant de la gestion électronique de documents une priorité, vous vous assurez que vos données se trouvent dans un endroit sécurisé et qu’elles sont disponibles lorsque vos utilisateurs professionnels en ont besoin. Cela profite à vos équipes en permettant ce qui suit :

  • Accéder à des données de haute qualité pour une analyse précise.
  • Garantir que vos données sont sécurisées et conformes à la réglementation.
  • Consolider les données provenant de sources multiples pour une efficacité accrue
  • Disposer d’une architecture de données cohérente qui évolue avec votre entreprise.

Les solutions de gestion de données, comme Informatica, peuvent vous aider dans tous ces domaines. En outre, l’analyse des données et les autres travaux sur les données seront plus efficaces car vos collaborateurs sauront exactement où trouver les données dont ils ont besoin. En outre, une lignée de données bien gérée permet d’identifier rapidement les dépendances des données, de comprendre qui utilise chaque source de données et de rendre les tables pertinentes plus accessibles.

 

La gestion des données d’entreprise permet de cataloguer les actifs internes et externes.

La gestion des données de référence est similaire à la gestion des données d’entreprise, mais elle implique la création d’une vue unique de vos données dans un fichier ou une fiche de référence. Ce fichier maître définira les éléments essentiels dont vous avez besoin pour un processus donné. Considérez-le comme un document d’exigences qui détaille les champs et les entrées nécessaires à votre source de données. Par exemple, de quoi votre service commercial a-t-il besoin pour stocker ses pistes et ses opportunités ? Pour commencer, il aura probablement besoin de noms, de numéros de téléphone et d’adresses électroniques. Ces champs proviendront probablement d’un autre outil et nous devrons en connaître les détails. Ce fichier maître répertoriera toutes les dimensions requises dans un ensemble de données dans un format standardisé. Un exemple plus complexe de gestion des données de base consisterait à créer un fichier de base avec des catégories ou des dimensions complexes, par exemple, les fournisseurs de votre chaîne d’approvisionnement, leur emplacement et les données de référence. Tout dépend des données commerciales que vous utilisez dans le processus que vous souhaitez gérer. Décider entre un fichier de données de base ou une autre stratégie de gestion des données d’entreprise est une étape importante du projet.

Comment sécuriser les documents et les conserver ?

La première ligne de défense pour la sécurité des documents consiste à sécuriser physiquement les locaux de l’entreprise elle-même. Toutes les entreprises, même celles qui sont basées à domicile, doivent avoir des systèmes de sécurité installés.

Les entreprises peuvent également avoir besoin ou vouloir investir dans d’autres dispositifs de sécurité, tels que des barreaux de fenêtres, des caméras de sécurité ou des services de patrouille. Vous pouvez passer tout le temps que vous voulez à créer des mots de passe et à crypter des fichiers pour tenter de protéger vos fichiers électroniques, mais cela n’a pas beaucoup d’importance si quelqu’un peut simplement entrer et voler votre ordinateur.

Les mesures supplémentaires de sécurité des documents comprennent

  • Verrouiller tous les classeurs après les heures de bureau (et pendant le déjeuner si personne de fiable n’est présent).
  • Sauvegarder régulièrement les documents électroniques, de préférence hors site, pour éviter que les données de votre entreprise ne soient effacées par une catastrophe naturelle.
  • Limiter l’accès des utilisateurs à certains documents, applications et dossiers sur les ordinateurs partagés.
  • Prévenir le vol d’employés en vérifiant les antécédents et les références dans le cadre de votre processus d’embauche.

Mise en œuvre et suivi

Une fois que vous avez créé votre plan de gestion des documents en répondant aux questions ci-dessus, vous êtes prêt à le mettre en œuvre. Assurez-vous que tout votre personnel connaît les détails du système de gestion des documents de votre entreprise et que chacun suit les procédures appropriées lors de la création, du stockage et de la récupération des documents.

Vous devrez également vous assurer que toutes les personnes qui accèdent aux documents et les utilisent au sein de votre entreprise respectent les procédures en nommant et en stockant les documents de manière appropriée. Effectuez régulièrement des vérifications ponctuelles pour vous assurer que certains dossiers sont faciles à trouver et pour éviter les erreurs de classement. Même une négligence occasionnelle peut déstabiliser l’ensemble du système.

Pour plus d’informations, je vous suggère de visitez ces sites web :

  1. https://fr.wikipedia.org/
  2. https://www.digitech.swiss/
  3. https://www.digital4efficiency.ch/
  4. https://www.devillard.ch/
  5. https://www.ged-elo.ch
  6. https://www.zeendoc.com/
  7. https://smart.pully.ch/fr/accueil/

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