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Le Système de gestion électronique de documents est basé sur le cloud -

Le Système de gestion électronique de documents est basé sur le cloud

gestion electronique de documents

Un système spécifiquement basé sur le cloud

Un système de gestion électronique de documents en ligne basé sur le cloud est sans doute le plus fonctionnel et le plus sûr des modèles proposés dans la gamme de produits DMS. Ce système transcende les problèmes de compatibilité des ordinateurs de bureau auxquels sont parfois confrontées les organisations qui utilisent des systèmes d’exploitation de niche (autres que Windows) sur leurs ordinateurs. Ces produits électroniques de GED facturent essentiellement aux organisations l’espace de stockage des données et des informations et l’accessibilité de ces données. L’hébergement du serveur de réseau d’un fournisseur de système de gestion de documents ne devrait pas coûter plus cher. Ces données et informations devraient être accessibles aux acheteurs depuis n’importe quel endroit où une connexion Internet est disponible, par le biais d’applications mobiles et de systèmes d’exploitation Mac. Le cloud est également plus propice aux étapes critiques de la croissance des organisations. Il permet de réduire davantage les dépenses d’exploitation (OPEX) par rapport à la GED sur site.

Les solutions de gestion documentaire sur site sont généralement plus faciles à comprendre pour les nouveaux venus dans le domaine de la GED. Toutefois, il convient de noter que les solutions de GED en ligne ont tendance à disposer de fonctionnalités plus récentes. Malgré la présence de ces fonctionnalités modernes, les grandes entreprises trouvent parfois que la bande passante du cloud est limitée, ce qui rend financièrement justifiables les coûts initiaux plus élevés des solutions sur site et la puissance requise pour les faire fonctionner.

Le “nuage” est souvent appelé “software as a service” ou SaaS. Le “nuage” n’est pas aussi intangible que son nom l’indique : il s’agit plutôt d’une infrastructure globale occupant de nombreux espaces tangibles différents (tels que des centres de données hautement cryptés) dans le monde entier, intégrant la sécurité renforcée, la collaboration et la bande passante de stockage requises par la complexité et le volume croissants des informations des petites et moyennes entreprises. En d’autres termes, il s’agit d’un élément important de soutien à la gestion des documents.

L’une des caractéristiques les plus attrayantes du DMS en ligne basé sur le cloud est la façon dont son espace de stockage, sa sécurité renforcée et ses outils d’hyper-collaboration sont mis à la disposition des organisations à des prix très bas sans obliger les acheteurs à s’adapter à une nouvelle architecture de gestion des documents. Parmi les produits de GED en ligne les plus cités, les produits de GED en nuage permettent également au personnel d’accéder à plusieurs serveurs sans occuper trop d’espace au bureau ou à la maison, ce qui offre simultanément une certaine flexibilité au service informatique de l’organisation. Cependant, ceci n’est qu’un point de départ pour les différences entre les GED sur site et dans le nuage, et ne doit pas être utilisé comme un substitut à une comparaison plus complète.

Distinguer la GED des technologies grand public

De nombreux consommateurs sont passés au zéro papier avant les entreprises. Il existe une confusion compréhensible quant à la différence entre les technologies commerciales émergentes, comme le système de gestion documentaire, et les technologies de gestion de contenu grand public. De nombreuses autorités de l’industrie ne sont pas claires sur les différences, même avec la croissance de la popularité et de l’innovation derrière la technologie.

Bien qu’un système de gestion de documents ne comporte pas le mot “entreprise” dans son nom, comme la gestion de contenu d’entreprise (ECM), la GED est toujours classée comme une technologie de niveau entreprise, en particulier pour les petites et moyennes organisations. Cette distinction est importante pour comprendre les fonctions du système de gestion documentaire et s’assurer qu’une organisation met en œuvre la technologie dont elle a besoin pour améliorer ses processus internes et son flux de travail. Les systèmes de gestion de contenu d’entreprise et les logiciels de gestion similaires ne font tout simplement pas cela.

Par exemple, de nombreuses solutions de cloud computing grand public, comme Dropbox.com ou le stockage iCloud, permettent aux acheteurs de stocker, compresser et partager des informations dans le cloud pour un accès ultérieur. Ces fonctionnalités sont abordables pour presque tous les consommateurs. Ces technologies étant de simples extensions d’un serveur de fichiers, nombreux sont ceux qui pensent qu’un système de gestion électronique de documents s’apparente à ces technologies, fonctionnant simplement avec la bande passante d’un disque partagé que l’on trouve sur un système d’exploitation classique. Cependant, cette hypothèse ne rend pas justice à l’étendue de la polyvalence et des fonctionnalités que la GED utilise.

Par exemple, la seule sécurité qu’offrent les technologies grand public susmentionnées est un formulaire de connexion obligatoire. Même si l’on compare le DMS à la technologie d’une clé USB cryptée, cela n’équivaudrait toujours pas aux caractéristiques de sécurité standard de base d’un DMS traditionnel. Selon les transactions de l’organisation, la clé USB peut devoir être expédiée par courrier à une adresse physique, à domicile ou au bureau, ce qui ouvre la porte à des erreurs humaines dans le processus de courrier, comme l’envoi à de mauvaises adresses ou l’endommagement potentiel de la clé USB en raison d’une mauvaise expédition et manipulation.

Bien que les solutions basées sur le cloud, qu’elles soient destinées aux particuliers ou aux entreprises, présentent des avantages similaires, tels que le contournement du processus de courrier postal et la suppression des processus de sauvegarde peu fiables sur les disques compacts, le DMS offre bien plus que cela, même si l’on considère uniquement ses caractéristiques de sécurité.

Par exemple, DMS est conçu pour assurer la conformité du point de vue organisationnel grâce à des fonctions intégrées de sécurité du réseau, des flux de travail rationalisés au niveau organisationnel et des portails de partage des clients hautement cryptés. Ces fonctionnalités sont utiles pour les informations sensibles en transit ou au repos, que ce soit en interne ou en externe. Ces fonctions vont bien au-delà des besoins du consommateur et aident les organisations à éviter les poursuites judiciaires liées à l’interception et à la violation d’informations sensibles. En d’autres termes, l’automatisation des flux de travail réduit le nombre d’erreurs au sein d’une entreprise.

Pour en savoir plus, visitez ces sites web :

  1. https://fr.wikipedia.org/
  2. https://www.digitech.swiss/
  3. https://www.digital4efficiency.ch/
  4. https://www.devillard.ch/
  5. https://www.ged-elo.ch
  6. https://www.zeendoc.com/
  7. https://smart.pully.ch/fr

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