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L’idée que le bureau est un lieu spécifique où se déroule notre vie professionnelle devient moins universelle, et moins importante. De nos jours, de nombreux travailleurs de la connaissance peuvent être productifs n’importe où, grâce à des appareils mobiles plus intelligents et plus nombreux, à un accès plus rapide au réseau et à un nombre croissant d’outils de collaboration en ligne. Le télétravail n’est plus seulement quelque chose que la compagnie de téléphone essaie de vous vendre. Et où que se trouve le bureau, une utilisation plus large et plus efficace des réseaux sociaux, de l’analyse des données et des technologies intelligentes telles que la reconnaissance vocale pourrait permettre d’accroître considérablement la productivité, ce qui signifie que les bureaux réels et virtuels pourraient compter moins de personnes.

Certaines connotations du mot “bureau” ne change pas

Je peux en citer au moins deux – organisation hiérarchique et lieu d’interaction humaine” – et rien n’indique qu’elles perdent de leur importance. Même les entreprises de haute technologie les plus progressistes conservent bon nombre des attributs organisationnels de leurs prédécesseurs de l’ère industrielle : directeurs à plein temps, organigrammes, descriptions de poste, etc. Et comme les humains restent des animaux sociaux, les lieux de rassemblement conventionnels resteront importants dans les entreprises. Ces espaces, qu’il s’agisse de bureaux conventionnels, de bureaux temporaires ou d’installations de conférence, doivent être rendus propices à la collaboration. Ils doivent également devenir des lieux physiquement sains où passer des heures, car le travail sédentaire est apparu comme une menace importante pour la santé.

L’un des avantages du bureau virtuel Suisse est qu’une entreprise peut être présente dans une région extrêmement intéressante, et se trouver physiquement dans une autre ville, un autre État, un autre pays ou même un bureau à domicile.

À mesure que le bureau s’étend au-delà de ses frontières conventionnelles, des défis clés doivent être relevés, notamment les problèmes de confidentialité et de sécurité posés par une main-d’œuvre mondiale répartie de personnes qui travaillent numériquement et utilisent plusieurs appareils. Les nouveaux outils, tels que les applications de productivité en ligne, doivent être non seulement conviviaux, mais aussi résistants aux attaques et aux pertes de données. Et les travailleurs auront besoin de meilleurs outils, notamment de logiciels de reconnaissance vocale améliorés, de technologies d’organisation du courrier électronique et d’agents intelligents permettant de gérer des tâches complexes autrefois réservées aux spécialistes, pour rationaliser les processus de travail, donner un sens aux volumes écrasants de données qui les assiègent et améliorer la productivité.

Jusqu’à présent, les gains de productivité générés par les technologies de l’information au bureau ont été plutôt modestes, du moins en comparaison avec ceux observés dans le secteur manufacturier. En 1989, le secteur manufacturier américain employait 18 millions de personnes ; en 2009, ce chiffre était tombé à 11,8 millions. Mais bien que la main-d’œuvre ait diminué de 34 %, la valeur ajoutée par les fabricants américains – c’est-à-dire la valeur de leur production moins le coût des matières premières achetées – a fait un bond de 75 %, pour atteindre 1,78 trillion de CHF. Nous avons également observé une amélioration de la productivité des cols blancs, surtout depuis le milieu des années 1990, mais elle n’a pas été aussi importante.

Cela pourrait bientôt changer

Considérez que les gens ont déjà l’habitude de s’occuper d’ordinateurs plutôt que d’employés de bureau lorsqu’ils font une réservation de billet d’avion, achètent des produits et en organisent la livraison, ou règlent un problème avec un produit qu’ils possèdent. Si une tâche implique des formes de communication simples et prévisibles sans beaucoup de nuances ou d’émotions, les ordinateurs peuvent très bien faire l’affaire, laissant aux humains le soin de gérer un nombre toujours plus restreint d’exceptions aux procédures ou questions habituelles.

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Des progrès plus poussés en matière d’intelligence artificielle pourraient pousser la productivité encore plus loin. La reconnaissance vocale, la synthèse vocale et la traduction automatique se sont considérablement améliorées. Et nous avons vu que les ordinateurs peuvent maintenant comprendre et répondre avec précision aux questions : Le supercalculateur Watson d’IBM a battu ses concurrents humains au salon Jeopardy ! en début d’année. Les sceptiques souligneront que les futuristes promettent depuis des décennies une révolution du travail de la connaissance grâce à l’intelligence artificielle. Mais à l’heure actuelle, même les sceptiques trouvent des numéros de téléphone avec l’aide d’opérateurs informatiques. Lorsque les améliorations de la productivité résultant de ces innovations seront comptabilisées, je prédis qu’elles seront frappantes.

En outre, les logiciels et les outils sociaux peuvent stimuler la productivité des employés de bureau restants. Par exemple, un représentant du service clientèle qui s’occupe de questions techniques peut travailler avec un seul client à la fois au téléphone, mais il est facile de traiter deux clients ou plus simultanément si le support est la messagerie instantanée. Des secteurs entiers basés sur le bureau peuvent devenir beaucoup plus efficaces ; la profession juridique, par exemple, peut être au début d’une profonde transformation, d’autant plus que les prix que les clients sont prêts à payer passent par le plancher. Un nouveau type d’externalisation juridique offre des moyens beaucoup moins coûteux d’accomplir certaines tâches : les avocats contractuels et les outils numériques scannent les documents pendant les procédures de communication préalable, par exemple. Les logiciels intelligents ne feront que s’améliorer pour trouver des associations dans ces documents et en extraire le sens.

L’un des plus grands obstacles à l’augmentation de la productivité des bureaux a été formulé de la meilleure façon par feu Lew Platt, ancien PDG de Hewlett-Packard : “Si seulement HP savait ce que HP sait, nous serions trois fois plus productifs”. En d’autres termes, la plupart des organisations à forte intensité de connaissances font un piètre travail de saisie des informations pertinentes et de partage de celles-ci entre toutes les personnes qui pourraient en bénéficier. Mais les outils numériques qui répondent à la frustration de M. Platt sont passés d’inadaptés à une force industrielle au cours des dernières années. Ces outils comprennent les blogs et les microblogs, les logiciels de réseautage social et les outils de type wiki qui permettent la collaboration sans la restreindre. Ils donnent la parole aux individus, permettent aux groupes et aux communautés de se former facilement et spontanément, et aident les connaissances à la fois à s’accumuler et à se diffuser. Ils constitueront une force majeure dans l’évolution du travail de bureau au cours des prochaines années.

Les appareils et les données doivent être sécurisés

La prévalence croissante des tablettes informatiques et des téléphones intelligents constitue une arme à double tranchant. Les gens s’emparent souvent de ces appareils dès le matin, et une grande partie de leur vie – y compris leur travail – tourne autour d’eux. Cela signifie qu’un employé peut faire son travail n’importe où, mais le revers de la médaille est que les données de l’entreprise vont partout où le travailleur se rend, et que l’entreprise ne peut pas facilement les contrôler. Un responsable veut pouvoir vous interdire l’accès à vos appareils mobiles si vous êtes licencié, afin que vous ne puissiez rien voler. Et un directeur de l’information ne veut pas que vous téléchargiez des logiciels malveillants. Pour certaines entreprises, le modèle iPad résout ce dernier problème : aucune application ne peut fonctionner sans l’approbation d’Apple. Les puristes de la liberté de l’internet n’aiment peut-être pas cela, mais les directeurs de l’information oui ; ils veulent dormir sur leurs deux oreilles la nuit. Dans un avenir proche, cependant, les grandes plateformes mobiles vont probablement introduire des solutions intéressantes qui préservent les avantages de l’informatique mobile et sociale tout en imposant certaines contraintes d’accès et de sécurité qui limitent le risque pour les données de l’entreprise. Et lorsque les problèmes de sécurité seront résolus, nous pourrons peut-être enfin réaliser le plein potentiel de la main-d’œuvre distribuée.

Même si les technologies prolifèrent et que leurs problèmes sont résolus, les bureaux – même virtuels – conservent des collections de personnes. Dans mon travail, j’ai constaté une boucle de rétroaction positive entre ce que nous faisons lorsque nous nous réunissons en face à face et les façons dont nous renforçons ces relations numériquement avec de nouveaux outils. Et il est important de se rappeler que même dans ce monde de free-lance et d’entrepreneurs à temps partiel, les entreprises sont toujours désespérées d’engager de bonnes personnes et de les garder. Cela ne changera pas de sitôt, quel que soit le nombre d’outils numériques sophistiqués que nous aurons. Le bureau de l’avenir comptera peut-être moins de personnes, mais celles qui y seront auront plus d’importance que jamais.

Mise en réseau

Si vous êtes dans le monde des affaires, vous connaissez probablement l’importance de la communication et de l’interaction avec les gens. Eh bien, lorsque vous accédez à des environnements virtuels, vous avez la possibilité de vivre et d’interagir avec des personnes qui peuvent apporter beaucoup de valeur à votre idée d’entreprise. Par conséquent, n’oubliez pas que plus vous avez de possibilités de rencontrer les bonnes personnes, plus vous aurez de possibilités de préparer un produit/service réussi qui génère un impact.

Confiance

Lorsque vous montrez à vos clients, prospects et futurs partenaires une entreprise stable, disposant d’une adresse physique, de son propre numéro de téléphone et d’une attention personnelle, vous augmentez le niveau de confiance. Vous augmentez également la probabilité que ces clients et partenaires se sentent soutenus par une entreprise qui dispose d’une structure solide permettant à chacun d’avoir l’esprit tranquille, qu’il s’agisse d’investir ou d’acheter.

Si vous êtes de ceux qui pensent qu’il est difficile de créer une entreprise, ne vous inquiétez plus. Actuellement, il existe de nombreuses options qui peuvent vous aider à minimiser vos coûts et vos dépenses. Bien sûr, tout cela sans négliger ou ignorer l’importance d’avoir une entreprise formelle qui dispose des mêmes ressources et commodités qu’un entrepreneur qui a une structure traditionnelle et un bureau.

Maintenant que vous connaissez les avantages de disposer d’un espace virtuel pour votre projet, saisissez l’occasion de devenir un entrepreneur innovant et profitez des outils technologiques qui vous aideront à faire prospérer votre idée d’entreprise. N’attendez pas plus longtemps et rejoignez la tendance.

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