Si c’est la première fois que vous créez ce type de documentation, nous vous recommandons d’inclure les informations qui vous semblent les plus utiles. Il est important de noter que plus vous détaillerez votre charte de projet, plus elle sera convaincante et servira de référence clé pour toutes les parties prenantes du projet, ainsi que de calendrier pour une exécution efficace du projet.

Vous trouverez ci-dessous une liste de 10 éléments que vous devriez inclure dans votre cahier des charges.

1. Présenter l’entreprise

Cette première partie donne une description rapide de l’entreprise afin que l’entrepreneur tiers comprenne l’identité de son client. La présentation doit comprendre :

• votre secteur d’activité,
• votre activité principale,
• vos produits ou services phares,
• les principales parties prenantes du projet.

Ici, il ne faut pas trop entrer dans les détails, il faut surtout lister les informations clés sur votre entreprise afin qu’une personne puisse comprendre en quelques lignes les objectifs de votre projet.

2. Présenter le projet

Ensuite, il est important de présenter le projet.

• Nommez votre projet

Pour commencer, vous devez utiliser un titre descriptif pour nommer votre projet. Par exemple, le titre Campagne commerciale peut ne pas être pertinent car il ne décrit pas l’objectif du projet et ne le différencie pas des autres.

En revanche, si vous utilisez un titre tel que Campagne commerciale internationale pour générer de nouveaux prospects en Europe, vous informerez immédiatement les lecteurs de l’objectif de la campagne.

• Identifier le contexte

Il s’agit ici d’expliquer les tenants et aboutissants du “corpus” du projet afin que tous les acteurs du projet comprennent les enjeux et s’efforcent d’y répondre au mieux.

• Définir les objectifs

Chaque projet a des objectifs différents. C’est pourquoi il est essentiel de les connaître afin d’avancer dans la bonne direction et de prendre les bonnes décisions. Vos objectifs doivent être SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time-bound).

3. Définissez votre cible

En décrivant précisément votre ou vos objectifs, vous aurez de grandes chances de les atteindre. Cet exercice n’est pas facile à réaliser, mais il vous fera gagner beaucoup de temps une fois que vous aurez fait le travail.

Décrivez votre marketing persona, c’est-à-dire le profil fictif de votre client idéal, avec un maximum d’informations (âge, intérêts…).

Pour glaner ces informations, vous pouvez :

• poser des questions à vos clients ;
• analyser les informations de vos prospects ;
• lire les discussions sur les forums traitant de leurs problèmes ;
• collecter des informations plus précises via l’utilisation de formulaires de contact ou de téléchargement.

4. Identifiez votre concurrence

Afin de positionner votre projet avec succès, vous devez connaître vos concurrents principaux et secondaires, leurs forces et faiblesses, ainsi que vos arguments de vente uniques.

Ensuite, vous êtes libre de déterminer votre positionnement en proposant quelque chose de fondamentalement nouveau ou meilleur.

5. Utilisez une charte graphique

Il est recommandé de rédiger cette partie lorsque vous disposez déjà d’une charte graphique et que vous souhaitez la conserver pour le projet. Elle peut également être utilisée si vous souhaitez créer une nouvelle charte graphique qui s’inscrit dans la continuité de la précédente.

6. Définissez le budget de votre projet

Décomposez la structure des coûts du projet et la provenance des fonds. Cette section pourrait également énumérer toutes les ressources et tous les matériaux supplémentaires estimés nécessaires pour exécuter votre projet et garantir qu’il répond à vos normes.

7. Fixez un délai d’exécution

Fixez une date limite à laquelle le projet doit être lancé. Comme pour le budget, ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la réalisation de chaque élément et soyez réaliste.

Pour les projets complexes, n’hésitez pas à fixer différents jalons et à établir un calendrier sous la forme d’un diagramme de Gantt.

8. Lister les spécifications fonctionnelles

La partie fonctionnelle de la charte de projet sert à traduire les exigences du projet en fonctionnalités.

Il est recommandé de détailler le plus possible le découpage du travail pour s’assurer que les fonctionnalités sont bien comprises et que le planning du projet est à la hauteur de vos attentes.

Décrivez chaque fonctionnalité comme suit :

• titre,
• objectif,
• description,
• sous-fonctions,
• contraintes et règles de gestion,
• niveau de priorité.

9. Liste des spécifications techniques

La partie technique consiste à décrire comment les fonctionnalités seront mises en œuvre, et sont particulièrement importantes dans le cas du développement de logiciels.

En outre, cette partie met en évidence les exigences et les contraintes techniques du projet pour répondre aux besoins des utilisateurs finaux.

Voici une liste non exhaustive d’éléments qui peuvent être utilisés :

• les méthodes de paiement en ligne,
• solution d’hébergement,
• architecture du serveur,
• choix de la plate-forme ou du CMS,
• outils d’administration,
• contraintes d’intégration,
• langage informatique,
• gestion de la sécurité des données,
• la maintenance,
• migration,
• compatibilité des navigateurs ou des systèmes d’exploitation
• performances attendues (temps de chargement, vitesse générale…)

10. Annexe

Vous devez placer ici tous les documents et informations détaillées nécessaires à la réalisation du projet. Il peut s’agir d’images filaires, de maquettes, de brouillons, etc.