Choisir la bonne solution de cloud computing pour votre messagerie professionnelle peut être difficile, compte tenu des différentes offres que vous devez examiner. Quelle option est la meilleure pour vous ? Vous ne pouvez répondre à cette question que si vous avez une liste précise de vos besoins. Si vous hébergez vos propres serveurs de messagerie sur site depuis un certain temps et que vous envisagez de migrer vers le cloud, vos besoins seront différents de ceux d’une entreprise qui crée ses services informatiques à partir de zéro. En fonction des réglementations sectorielles que vous devez respecter, vous serez peut-être confronté à davantage de contraintes (par exemple, politiques de conservation des e-mails, politiques de cryptage). Et, selon l’organisation de votre entreprise, vous aurez d’autres problèmes à gérer (succursales, processus de communication complexes, etc.).
Pour vous aider à prendre votre décision, nous comparons Office 365 et Hosted Exchange. Deux excellentes options pour l’hébergement de votre messagerie professionnelle. Laquelle devez-vous choisir ?
La puissance du serveur Exchange
Vous êtes habitué à Yahoo, Gmail et d’autres services pour votre courrier électronique ? Eh bien, il y a plus.
Depuis plus de deux décennies maintenant, Exchange Server a évolué pour devenir la solution de messagerie professionnelle la plus fiable et la plus efficace, utilisée par des milliers d’organisations de toutes tailles. Avec chaque nouvelle version, Microsoft a apporté des fonctionnalités plus actuelles, en a supprimé d’autres et, en général, a toujours amélioré la stabilité de la plate-forme. De plus, Exchange Server a suivi la tendance du cloud public, de sorte que de nombreux fournisseurs ont pu le proposer dans un modèle Software-as-a-Service. Cela a permis à de nombreuses entreprises de déplacer leur service de messagerie vers l’infrastructure multi-tenant d’un fournisseur et de réduire leurs frais informatiques. Le cloud offre un coût réduit avec un forfait mensuel.
Pourquoi parlons-nous d’Exchange Server ? Parce qu’Office 365 et Hosted Exchange sont deux offres de cloud basées sur cette plateforme. Votre système de messagerie fonctionnera potentiellement sur les mêmes plateformes, que vous choisissiez l’une ou l’autre ! Exchange Server représente 51 % des boîtes aux lettres professionnelles dans le monde, ce qui inclut tous les déploiements dans le cloud et sur site dans le monde.
Serveurs et clients
Si Exchange Server fonctionne côté serveur, vous avez le choix entre plusieurs clients de messagerie. Microsoft Outlook est le client de messagerie qui a été conçu pour intégrer correctement toutes les fonctionnalités fournies côté serveur. Il s’installe sur les postes de travail, les tablettes et les smartphones, et est disponible pour iOS, Mac OS ou Windows OS.
Lorsqu’une nouvelle version d’Exchange Server est publiée, elle est généralement suivie par la version PC d’Outlook de la même construction. Toute nouvelle version d’Outlook sera compatible avec au moins les deux versions précédentes d’Exchange. Cela signifie, par exemple, qu’Outlook 2016, publié pour Exchange 2016, est compatible avec Exchange 2010 et 2013.
Pourquoi parlons-nous du client Outlook ? Parce que c’est ce que la plupart des utilisateurs finaux connaissent ! De nombreux clients parleront d’Outlook et ne sauront rien d’Exchange. Et d’une version à l’autre, les utilisateurs finaux peuvent remarquer des changements visibles dans l’interface client. Pour mieux illustrer notre propos, nous avons inclus un exemple dans les deux images ci-dessous. Sur la première, montrant Outlook 2007, la fonction Récupérer les éléments supprimés est imbriquée dans le menu Outils. Sur la deuxième image, montrant Outlook 2013, les menus n’existent plus et la fonction Récupérer les éléments supprimés est maintenant située dans l’onglet DOSSIER, sous le groupe Nettoyer !
Vous voyez comme il peut être difficile pour les gens de s’y retrouver dans une version d’Outlook quand ils sont habitués à une autre ! Le passage d’une version client à une autre peut nécessiter que votre entreprise organise une formation du personnel. Attention, l’adaptation à une nouvelle version peut prendre beaucoup de temps ! En fait, la gestion du changement est l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises hésitent à passer à une autre version d’Exchange !
Autre point, si vous utilisez le webmail (Outlook Web App) plutôt que des clients de messagerie, sachez que chaque version peut également avoir un aspect différent.
Enfin, Microsoft ne reporte pas toujours une fonctionnalité utile sur une nouvelle version du serveur. Cette fonctionnalité peut être importante pour vos applications d’entreprise et vous préférerez peut-être vous en tenir à la version actuelle jusqu’à ce que vous trouviez une autre option.
Vous recherchez la stabilité et le contrôle des changements ? Choisissez Hosted Exchange
Des choix multiples
Avec Hosted Exchange, vous choisissez la version sur laquelle vous souhaitez travailler. Les fournisseurs ont généralement le choix entre différents environnements Exchange. Les mises à jour de sécurité et les Service Packs d’un environnement sont testés avant tout déploiement, afin d’éviter les pannes et autres problèmes. Vous pouvez rester aussi longtemps que vous le souhaitez sur l’environnement qui vous offre les fonctionnalités que vous préférez. Toutefois, à un moment donné, la plate-forme atteindra son échéance de fin de vie et le fournisseur sera contraint de la supprimer progressivement. Vous devez savoir que plus la version est ancienne, plus les coûts de support sont élevés. Vérifiez auprès de votre fournisseur car vous pourriez obtenir un meilleur prix avec une plateforme plus récente !
Migration assistée
Vous aurez le temps de planifier soigneusement la mise à niveau avec l’aide du fournisseur. Vous ne serez pas laissé seul ! Et selon le fournisseur, la migration peut ne rien vous coûter. Trois versions de la plateforme Exchange Server sont actuellement prises en charge dans le monde entier : 2010, 2013 et 2016. Si vous utilisez toujours Exchange 2007 hébergé, il se peut que votre fournisseur ne soit pas en mesure de résoudre les problèmes qui surviennent parce que Microsoft a cessé de prendre en charge cette version spécifique et que les correctifs ne sont plus fournis. Comptez sur l’assistance de votre fournisseur pour effectuer une transition en douceur vers un environnement plus récent. N’oubliez pas que la migration vers la version suivante ne signifie pas que vous devez mettre à niveau le client Outlook vers une version plus récente !
Le courrier électronique d’abord
Le principal service que vous achetez avec Hosted Exchange est le courrier électronique. La taille de la boîte aux lettres est toujours illimitée, que vous préfériez accéder à votre courriel avec Outlook, le webmail ou les deux ! Vous pouvez choisir parmi différents forfaits, ce qui vous permet d’avoir d’autres services inclus comme ceux offerts par Sherweb : Lync hébergé (Skype for Business), SharePoint hébergé, sauvegarde en ligne, cryptage des e-mails, archivage et bien plus encore. Vous pouvez même ajouter des applications Office (des versions toujours à jour de Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook et Publisher) à votre abonnement pour un petit supplément. Vous êtes libre de décider. Avec Hosted Exchange, concentrez-vous d’abord sur ce dont vous avez le plus besoin : la messagerie.
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